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Junto con la idea de desarrollar operativamente un modelo efectivo y lucrativo, los franquiciantes nuevos deben sistematizar sus negocios y buscar una formula sencilla que ayude en la operación y dirección de la franquicia. Sin perder de vista que es la sistematización (estandarización) la base que sustenta el poder franquiciar un negocio. El franquiciante debe desarrollar métodos y procedimientos que puedan seguirse fácilmente en distintas situaciones de operación.

Finalmente, por la transmisión de conocimientos, entre otras cosas, es por lo que un inversionista se inclina por participar en una franquicia en lugar de crear un negocio propio.

Para los franquiciatarios la estandarización empieza con el manual de operaciones que le enseñan los lineamientos básicos de cómo operar su negocio. Es su negocio pero le dicen como operarlo.

El manual es una guía que el franquiciatario y su personal deben consultar constantemente pues les proporciona información de cómo abrir y operar su negocio de manera exitosa; además de cómo darle mantenimiento.

El manual es a los inversionistas lo que implica un mapa de carretera para los conductores.

Redactar un manual de operaciones es una tarea difícil (por lo que siempre se sugiere que se recurra a aun especialista), y desgraciadamente algunos franquiciantes no le dan el valor que realmente merece. Y la verdad que lastima pues es, el manual, un puente permanente de comunicación entre franquiciante y su red de franquiciatarios.

Muchos franquiciatarios son nuevos operativamente en los negocios y tienen poca o nula experiencia en las áreas de atención a clientes y control de los negocios; en consecuencia necesitan saber operar el negocio, desde encender la luz en la mañana hasta apagarla en las noches. Los franquiciatarios buscan orientación en su franquiciante, y ésta puede proporcionarse de mejor manera con el manual de operaciones.

La verdad es que muchos franquiciantes conocen el como y el porque de su negocio, y pocos podrían saber la razón precisa de cómo alcanzaron el éxito. No lo recuerdan, no se han enterado; o tal vez nunca se han adentrado lo suficiente en su operación como para dominar su funcionamiento.

Otros franquiciantes, por estar tan familiarizados en el día con día de su negocio, no logran identificar aspectos verdaderamente importantes que en ocasiones tienen frente a la nariz, y omiten elementos importantes. Esto se denomina ceguera de taller.

Ahora bien, ¿qué se debe incluir en el manual de operaciones?

Obvio es mencionar que los elementos que incluyan tendrá que depender del tipo de negocio, y la información imperiosa para alcanzar el éxito; sin embargo en términos generales un manual de operaciones consta de lo siguiente:
•    Un plan que marque paso a paso la manera de operar el negocio; y que en su redacción le responda invariablemente al franquiciatario el cómo y porqué de hacer las cosas, en aspectos tales como:
-    Encontrar un local
-    El proceso de preapertura
-    El evento de inauguración
-    Promoción y difusión del negocio en su ámbito local
-    Compras y manejo de inventarios
-    Atención a cliente
-    Reclutar, seleccionar y contratar personal; incluso como despedirlo en caso necesario
-    Control de personal; relaciones laborales y pago de nómina
-    Manejo y control de recursos
-    Entre otros

•    Una guía menos operativa y más estratégica que responda otro tipo de preguntas tales como:
-    ¿Cuándo hago mis pedidos de mercancía?
-    ¿Cómo actuar si decaen las ventas?
-    ¿Dónde encontrar empleados de calidad cuando tenga vacantes?
-    ¿Cómo puedo capacitar y motivar a mi personal?
-    ¿Cómo llevo relaciones y comunicación exitosa con el corporativo?
-    ¿Cómo debo pagar las regalías y demás aportaciones al franquiciante?
-    ¿Cómo llevar la contabilidad?
-    ¿A quien recurro cuando tengo problemas de mantenimiento de equipo básico?

•    Información necesaria para poder acatar las leyes relacionadas con la operación del negocio


Finalmente como especialista puedo y debo mencionarle a los franquiciantes que redactar un manual de operaciones requiere de experiencia, conocimiento, concentración y esfuerzo para hacerlo.

Es necesario enumerar los puntos que se desea cubrir con el manual. Parece fácil pero hasta el estado de ánimo eventualmente llega a afectar.

Tomando en cuenta el dicho “zapatero a tus zapatos” es necesario entender estimado franquiciante que el hecho de que hayas creado y hayas manejado durante mucho tiempo tu negocio, no te hace forzosamente experto en “bajar a papel” tus ideas y tu experiencia y conocimiento operativo.

Puedes optar por contratar un profesional especialista; y sin embargo é no creará la información de la nada; por lo que siempre tendrás la obligación, frente a ti mismo, de dedicarle tiempo a responder las preguntas y entrevistas que te aplique el especialista; y dar el aval para que pueda entrevistar a tu personal y haga sus rondas de levantamiento de información de manera libre y sin restricción.

Recuerda de entregarle antecedentes escritos de tu historia operativa y estadísticas y datos que sean relevantes para tener una base de proyección, sobre todo en el campo de las finanzas.

Si te decides por elaborar tus propios documentos es mejor que busques alguien lo suficientemente neutral para que te revise tu redacción y contenido; además de que te pueda decir sin problemas cuales son tus deficiencias de redacción o información para que lo subsanes.

Sólo recuerda que una de las grandes virtudes del sistema de franquicias es la repetición de conceptos de negocio de éxito; de ahí que el manual de operaciones busque permanentemente la estandarización y la uniformidad en los procesos.